Gestire il tempo
Certo, gestire il tempo non è una cosa semplice. Liste, applicazioni per smartphone, sincronizzazione in cloud.... tutti strumenti utilissimi, ma il problema…
Certo, gestire il tempo non è una cosa semplice.
Liste, applicazioni per smartphone, sincronizzazione in cloud.... tutti strumenti utilissimi, ma il problema rimane sempre lo stesso. Quale?
Dedicare tempo a ciò che è importante
In effetti fermarsi per definire le priorità è il primo passo, bisogna decidere cosa lo è e cosa non lo è. E se poi dovesse subentrare un imprevisto? Come ridefinire la scaletta, quando e come avvisare qualcuno dello slittamento di un appuntamento?
L'unico modo per organizzare il proprio tempo, è prendersi del tempo per farlo.
Come gestire il tempo al lavoro
Una tecnica è quella delle time boxes, che Alessandro Fronti (il protagonista del video) ha usato e per cui è riuscito a migliorare nella sua organizzazione: sin da quando era bambino sognava di poter rimanere sveglio tutta la notte, per non smettere di giocare. Il sogno è rimasto irrealizzato, ciò che è cambiato invece è la sua abilità nell'impostare ogni mattina la propria giornata, dedicando un po' di tempo (misurato, cronometrato) ad ognuna delle mille attività che si ritrova a fare, impostando così ogni lavoro con la massima attenzione. E' infatti dimostrato che l'essere umano ha circa 40-45 minuti di attenzione focalizzata per ogni tema che si trova ad affrontare, dunque la tecnica del time boxing sfrutta questa naturale inclinazione umana e la trasforma in un'arma per non produrre solo infinite liste di attività che non verranno - probabilmente - neanche mai iniziate.
E per chi sta sveglio fino a tardi per lavorare, c'è qualche soluzione oltre al caffè?
"La caffeina e la teina possono servire per rimanere svegli più a lungo - afferma Alexandra Kitsos, docente e coach - ma non risolvono i problemi legati all'organizzazione delle proprie attività.
Molto spesso nei corsi che tengo, le persone mi chiedono una "ricetta" per gestire bene il tempo a propria disposizione, sia che si tratti di tempo lavorativo che di tempo privato. Chiariamo subito: la ricetta ideale non esiste, ma esistono delle considerazioni che ognuno di noi dovrebbe fare, guardando a come organizza la propria vita.
Innanzitutto bisogna mettere nero su bianco quali sono le cose importanti per ognuno di noi, alle quali dedicare tempo. In genere in aula mostro questa immagine e chiedo alle persone di mettere delle percentuali di importanza.
Fatto questo esercizio, che ci aiuta a definire cosa è relamente importante per noi, introduco un tema che ha un nome che sulle prime fa sorridere, ma poi diventa oggetto di attente riflessioni: sto parlando dei cosiddetti "ladri di tempo", ovvero tutte quelle "attività di contorno" che erodono il nostro tempo, rubando a piccoli pezzi giornate intere di lavoro. Quali sono? Ora ve le illustro.
I "ladri" di tempo
I ladri di tempo, ovvero quelle modalità di approccio alla gestione del quotidiano, sono i seguenti:
- La fretta
- La mancanza di obiettivi chiari (e qui le persone si devono sforzarsi un po' per chiarire a se stessi gli obiettivi, magari con un po' di coaching)
- Il continuo rimandare
- L'ansia
- La comunicazione inefficace (o poco assertiva)
- La poca (o assente) capacità di gestire un gruppo, non delegando alcune attività
- Il disordine
- Il continuo ridefinire le priorità
Utilizzare il tempo necessario
Nel 1958 Cyril N. Parkinson scrisse un saggio destinato a far storia: nel suo scritto infatti si può trovare una "legge" fondamentale, (legge di Parkinson, appunto) che recita: "Più tempo a disposizione si avrà, più se ne sprecherà".
Sulle prime può sembrare un po' sfacciata questa frase, ma dopo aver incontrato molti partecipanti durante i nostri corsi ed averli visti annuire ogni volta che abbiamo pronunciato questa frase, abbiamo capito che non c'è niente di più vero. In effetti la tendenza, quando si svolge un compito, non è quella di calcolare quanto tempo ci vorrà per portarlo a termine, ma è utilizzare tutto il tempo a disposizione.
Pianificare le attività
Altra attività essenziale, già citata tra le righe in questo articolo, è la capacità di pianificare il tempo, ovvero darsi un ordine prioritario ed indicare un tempo in cui svolgere le azioni che ci si è prefissati di portare a termine.
Per pianificare le attività, possiamo dare un consiglio, articolato in quattro punti:
- Classificare le attività in ordine di importanza
- Valutarne l'urgenza
- Stabilire le priorità
- Organizzare le attività
Come si può notare, l'organizzazione rimane all'ultimo posto: se svolte bene le tre attività precedenti, l'organizzazione non sarà poi così difficile, a meno che oltre alla propria di attività, si debba organizzare anche quella degli altri. In questo caso, per gestire bene un gruppo, occorrono anche altre caratteristiche.
Questi sono fattori da tenere in massima considerazione per gestire il tempo, per poter sfruttare al meglio la propria giornata ed iniziare così ad utilizzare un po' di tempo per averne di più!"