Il modo in cui i lavoratori collaborano influisce sulle loro prestazioni e sul loro successo. Dato che l'uso di piattaforme per la condivisione di file è ormai diffuso sia in ambito aziendale che accademico, è fondamentale comprendere quali sono le migliori pratiche per lavorare in tali spazi. Ecco uno studio in cui sono stati individuati gli aspetti che permettono di collaborare efficacemente online.

Un'analisi delle interazioni nelle piattaforme online

Julia Poncela-Casasnovas, Adam Pah, Brian Uzzi e Rebecca Hinds hanno studiato le interazioni virtuali su Dropbox di team di ricerca appartenenti a diverse università, hanno analizzato come le dinamiche collaborative siano collegate alle prestazioni e hanno sviluppato un elenco di best practice che le organizzazioni possono adottare su qualsiasi piattaforma per migliorare la performance del team. Dropbox ha dato accesso alle informazioni relative alle cartelle di progetto degli scienziati che hanno utilizzato tale piattaforma nel periodo compreso tra maggio 2015 e maggio 2017. In particolare, potevano essere visualizzati il numero totale di cartelle condivise, la struttura delle cartelle, l'accesso alla cartella da parte di un utente, la durata della collaborazione su un progetto, come gli utenti gestivano il tempo tra i diversi progetti. Nel complesso, i dati riguardavano circa 400.000 utenti che lavoravano su circa 500.000 progetti separati.

Cinque regole per collaborare efficacemente

Sono state confrontate le dinamiche collaborative osservate tra le università, sulla base della loro performance, basata su due misure: l’impatto precedente, ossia quanto spesso altri ricercatori citano il lavoro pubblicato da uno scienziato e la produttività, ovvero il numero totale di pubblicazioni. Sono state individuate cinque best practice per la collaborazione virtuale:

• Lavorare in piccoli gruppi: i progetti in istituti con prestazioni più elevate tendevano a coinvolgere meno collaboratori;
• Prendersi il ​​proprio tempo: i team delle migliori università tendevano a lavorare sui progetti per periodi più lunghi. Un confronto tra singoli ricercatori suggerisce che coloro che hanno un maggiore impatto, i cui lavori sono citati più frequentemente, tendono ad avere progetti più duraturi; questo potrebbe costituire un indicatore di collaborazioni più riflessive.
• Aumentare le collaborazioni con lo stesso team: i gruppi di ricerca delle migliori università hanno maggiori probabilità di lavorare su più progetti insieme rispetto ai team di istituzioni meno performanti. È probabile che collaborazioni più frequenti abbiano portato a ricadute positive di informazioni, approfondimenti e dinamiche di gruppo da un progetto all'altro.
• Puntare all’uguaglianza: le persone delle università con prestazioni più elevate sembravano condividere il lavoro in modo più equo, in base alla frequenza con cui i collaboratori accedevano alle cartelle del progetto. Nei team delle istituzioni meno performanti vi era una persona o un piccolo numero di persone che faceva di più rispetto alle altre.
• Acquisire esperienza: nelle migliori istituzioni, i membri senior del team hanno contribuito a una quota maggiore del lavoro complessivo del progetto. Gli scienziati senior hanno probabilmente più esperienza nella definizione di problemi e obiettivi, nella delega del lavoro e nello sviluppo di norme e regole di base per un'interazione efficace.

Lo studio si è incentrato specificatamente su Dropbox, ma ciò che è stato osservato si applica anche alle altre piattaforme di collaborazione virtuale come Google Docs, Google Drive e Microsoft Sharepoint. Spesso, le università e le aziende che utilizzano una di queste piattaforme ne usano anche altre.

Questo studio ha evidenziato la necessità per le organizzazioni, che utilizzano sempre più tali piattaforme per la condivisione di file digitali, di guardare alle migliori pratiche per utilizzarle efficacemente.

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